INTRODUCTION
Zunsport Limited, dans le cadre de ses activités, a besoin de recueillir, d'utiliser et de conserver certaines informations sur les personnes qui ont effectué des transactions avec Zunsport Limited ou qui ont manifesté un intérêt pour les activités de Zunsport Limited. Il peut s'agir de clients, de fournisseurs, de contacts commerciaux, de clients antérieurs, d'employés et d'autres personnes intéressées par la gamme de produits Zunsport et avec lesquelles l'entreprise peut être amenée à collaborer dans le cadre de ses activités.
Cette politique décrit comment ces données personnelles seront collectées, traitées et stockées et pendant combien de temps elles seront conservées, afin de se conformer strictement à la politique de l'entreprise et aux normes de protection des données - et de se conformer à la loi.
RAISON D'ÊTRE DE CETTE POLITIQUE
La présente politique de protection des données vise à garantir que Zunsport Limited :
- Respecter les lois sur la protection des données et suivre les bonnes pratiques.
- Protège les droits des employés, des clients et des fournisseurs.
- est transparent sur la manière dont il stocke, traite et élimine les informations et les données à caractère personnel
- se protège contre le risque de violation de la sécurité des données.
LOI SUR LA PROTECTION DES DONNÉES
La loi de 1998 sur la protection des données prescrit la manière dont les organisations (y compris Zunsport Limited) doivent collecter, protéger et stocker les informations personnelles détenues sur les individus. Ces règles doivent être respectées quelle que soit la manière dont les données sont stockées, c'est-à-dire électroniquement, sur papier ou numériquement. Pour se conformer à la loi, les données doivent être collectées et traitées de manière équitable, stockées en toute sécurité et ne pas être divulguées de manière illégale.
La loi sur la protection des données repose sur huit principes directeurs. Les données doivent :
1. être traité de manière légale et équitable
2. n'être obtenus qu'à des fins spécifiques et licites.
3. Être adéquat, pertinent et non excessif.
4. Être précis et mis à jour
5. Ne pas être retenu plus longtemps que nécessaire.
6. être traitées dans le respect des droits des personnes concernées.
7. Être protégés de manière appropriée.
8. ne pas être transférés en dehors de l'Espace économique européen (EEE), à moins que ce pays ou territoire ne garantisse également des niveaux de protection adéquats.
Personnes, risques et responsabilités
CHAMP D'APPLICATION DE LA POLITIQUE
La présente politique s'applique
- Le siège social de Zunsport Limited
- Tous les employés et le personnel de Zunsport Limited
- Les contractants, sous-traitants et fournisseurs de Zunsport Limited et toute autre personne travaillant pour le compte de Zunsport Limited.
Elle s'applique à toutes les données détenues par Zunsport Limited concernant des personnes identifiables, même si ces données ne relèvent pas, techniquement, du champ d'application de la loi de 1998 sur la protection des données. Il s'agit des données suivantes
- Noms des personnes
- Adresses postales
- Adresses électroniques
- Numéros de téléphone
- Toute autre information relative aux personnes.
RISQUES LIÉS À LA PROTECTION DES DONNÉES
Cette politique contribue à protéger Zunsport Limited contre les risques liés à la sécurité des données, y compris :
- Violation de la confidentialité - Par exemple, les noms et les adresses sont communiqués de manière inappropriée.
- Ne pas offrir de choix - Par exemple, toutes les personnes devraient être libres de choisir la manière dont l'entreprise traite les données les concernant.
- Atteinte à la réputation - Par exemple, l'entreprise pourrait souffrir si des pirates informatiques parvenaient à accéder à des données sensibles.
LES RESPONSABILITÉS
Toute personne travaillant pour ou avec Zunsport Limited a la responsabilité de s'assurer que les données sont collectées, traitées et stockées de manière appropriée. Chaque équipe qui traite des données personnelles doit s'assurer qu'elles sont collectées, traitées et stockées conformément à la présente politique et aux huit principes de protection des données.
Toutefois, il existe des domaines de responsabilité clés :
Les administrateurs sont responsables en dernier ressort du respect par Zunsport Limited de ses obligations légales.
Le délégué à la protection des données est chargé
- Tenir les directeurs informés des responsabilités, des risques et des problèmes liés à la protection des données.
- Réviser toutes les politiques et procédures de protection des données conformément au calendrier prescrit.
- Organiser des formations et des conseils en matière de protection des données pour l'ensemble du personnel couvert par la présente politique.
- traiter les questions et les demandes relatives à la protection des données émanant de toutes les personnes couvertes par la présente politique
- traiter les demandes de personnes souhaitant consulter les données que Zunsport Limited détient à leur sujet (également appelées "demandes d'accès par le sujet").
- Contrôler et approuver tout contrat ou accord conclu avec des tiers susceptibles de traiter les données sensibles de Zunsport Limited.
Le gestionnaire des technologies de l'information est chargé de :
- Veiller à ce que tous les systèmes, services et équipements utilisés pour le stockage des données à caractère personnel répondent à des normes de sécurité acceptables.
- Effectuer des vérifications et des analyses régulières pour s'assurer que le matériel et les logiciels de sécurité fonctionnent correctement.
- évaluer les services de tiers que Zunsport Limited utilise déjà ou envisage d'utiliser pour stocker ou traiter des données.
Le responsable marketing est chargé de :
- Approuver toutes les déclarations de protection des données jointes aux communications émises par Zunsport Limited.
- Répondre à toute demande de renseignements sur la protection des données émanant des médias ou d'organismes professionnels.
- Collaborer avec d'autres membres du personnel et des sous-traitants pour veiller à ce que les programmes de marketing respectent les huit principes de protection des données.
LIGNES DIRECTRICES GÉNÉRALES POUR LE PERSONNEL
- Les seules personnes pouvant accéder aux données à caractère personnel couvertes par cette politique sont celles qui ont besoin de le faire dans le cadre de leur travail.
- Les données NE DOIVENT PAS être partagées de manière informelle. Lorsque le personnel a besoin d'accéder à des informations confidentielles, il doit en faire la demande, en premier lieu, à son supérieur hiérarchique.
- Zunsport Limited fournira une formation à tous ceux qui travaillent pour et avec elle afin de les aider à comprendre leurs responsabilités dans le traitement des données couvertes par cette politique.
- Les employés doivent assurer la sécurité de toutes les données en prenant des précautions raisonnables et en suivant les lignes directrices suivantes :
- Des mots de passe forts DOIVENT être utilisés, ne seront jamais partagés et seront changés régulièrement.
- Les données à caractère personnel NE SERONT PAS divulguées à des personnes non autorisées, qu'elles soient internes ou externes à l'entreprise.
- Les données SERONT régulièrement examinées et mises à jour, et lorsqu'elles s'avéreront obsolètes ou ne seront plus nécessaires, elles SERONT supprimées et éliminées en suivant des procédures sécurisées.
- Le personnel demandera l'aide et l'assistance du délégué à la protection des données s'il a des doutes sur un aspect quelconque de la protection des données.
STOCKAGE DES DONNÉES
Ces règles décrivent comment et où les données seront stockées en toute sécurité. Les questions relatives à la sécurité du stockage des données seront adressées au responsable des technologies de l'information.
Lorsque des données sont stockées sur papier, elles sont conservées en toute sécurité et hors de vue et d'accès du personnel non autorisé. Ceci s'applique également aux données qui sont normalement stockées électroniquement mais qui ont été imprimées.
- Lorsqu'elles ne sont pas traitées, les données doivent être conservées dans une armoire, un tiroir ou un classeur fermé à clé.
- Le personnel VEILLERA à ce que le papier et les impressions ne soient pas laissés dans un endroit où ils pourraient être vus par des personnes non autorisées.
- Les données conservées sur papier et les impressions DOIVENT être détruites par déchiquetage lorsqu'elles sont devenues obsolètes ou qu'elles ne sont plus nécessaires.
Lorsque des données sont stockées électroniquement, elles DOIVENT être protégées contre la consultation ou l'accès par des personnes non autorisées, contre l'effacement accidentel ou le piratage informatique :
- L'accès aux systèmes informatiques et au matériel où sont stockées les données sera protégé par des mots de passe forts qui ne sont jamais partagés et qui sont changés fréquemment.
- Lorsque des données sont stockées sur des supports amovibles (par exemple, des DVD), elles doivent être conservées en toute sécurité dans des armoires, des tiroirs ou des classeurs fermés à clé lorsqu'elles ne sont pas utilisées.
- Les données ne doivent être stockées que sur des appareils et des pilotes désignés et ne seront téléchargées que vers un service informatique en nuage approuvé.
- Les serveurs contenant des données à caractère personnel doivent être placés dans un endroit sûr et à l'écart des bureaux à accès libre.
- Les données seront sauvegardées fréquemment et, conformément aux procédures et aux calendriers de sauvegarde de l'entreprise, testées régulièrement.
- Les données ne seront pas sauvegardées directement sur des ordinateurs portables ou d'autres appareils mobiles.
- Tous les serveurs et ordinateurs stockant des données à caractère personnel seront protégés par un logiciel de sécurité approuvé et un pare-feu.
UTILISATION DES DONNÉES
Les données personnelles ne sont d'aucune utilité pour Zunsport Limited si l'entreprise ne peut pas les utiliser. Cependant, c'est lorsque les données personnelles sont utilisées que les risques les plus importants surviennent, car les données peuvent être corrompues, piratées, perdues ou volées :
- Lorsqu'il travaille avec des données à caractère personnel, le personnel doit s'assurer que les écrans d'ordinateur sont verrouillés lorsqu'il n'est pas présent.
- Les données personnelles ne seront pas communiquées de manière informelle. Elles ne doivent pas être envoyées par courrier électronique, car cette forme de communication n'est pas sécurisée.
- Les données personnelles seront cryptées avant d'être transférées par voie électronique. Le responsable des technologies de l'information donnera des conseils sur l'envoi de données à des contacts externes tiers autorisés.
- Les données personnelles ne seront jamais transférées en dehors de l'Espace économique européen.
- Les membres du personnel ne sauvegarderont pas de données à caractère personnel sur leurs ordinateurs portables ou appareils mobiles personnels. Les données à caractère personnel sont conservées et mises à jour sur des copies centrales.
EXACTITUDE DES DONNÉES
La loi exige que Zunsport Limited prenne des mesures raisonnables pour que les données soient exactes et à jour. Plus il est important que les données personnelles soient à jour, plus il est important pour Zunsport Limited de s'assurer de leur exactitude.
Il incombe à l'ensemble du personnel ayant accès aux données à caractère personnel de prendre des mesures raisonnables pour s'assurer qu'elles sont exactes et à jour.
- Les données seront conservées dans un nombre d'endroits aussi limité que nécessaire. Le personnel ne créera pas d'ensembles de données inutiles.
- Le personnel saisira toutes les occasions de s'assurer que les données sont exactes et à jour, par exemple en confirmant les coordonnées d'un client lors d'un appel téléphonique.
- Zunsport Limited permettra aux personnes concernées de mettre facilement à jour les informations que Zunsport Limited détient sur elles, par exemple en utilisant le formulaire "Contactez-nous" sur le site web.
- Les données doivent être mises à jour dès qu'une inexactitude est découverte. Par exemple, si un client ne peut être joint au numéro de téléphone enregistré, ce numéro doit être supprimé de l'ensemble des données.
- Il incombe au responsable marketing de veiller à ce que les bases de données marketing soient comparées aux fichiers de suppression de l'industrie tous les six mois.
DEMANDES D'ACCÈS À L'INFORMATION
Toutes les personnes qui font l'objet de données personnelles détenues par Zunsport Limited ont le droit de.. :
- Demander quelles informations sont détenues par Zunsport Limited et pour quelles raisons.
- Demander comment accéder à ces données
- Être informé sur la manière de mettre à jour les données
- Être informé de la manière dont Zunsport Limited respecte ses obligations en matière de protection des données.
Si une personne prend contact avec l'entreprise pour demander ces informations, il s'agit d'une demande d'accès aux données.
Les demandes d'accès doivent être envoyées par courrier électronique au délégué à la protection des données (info@zunsport.co.uk). Le délégué à la protection des données peut fournir un formulaire de demande standard, mais les personnes ne sont pas obligées de l'utiliser.
Les personnes seront facturées 20 £ par demande d'accès à l'information. Le délégué à la protection des données s'efforcera de fournir les informations à la personne concernée dans un délai de 14 jours. Afin de préserver la sécurité de ces informations, elles seront envoyées par la poste et NON par courrier électronique.
Le délégué à la protection des données vérifiera toujours l'identité de la personne qui fait une demande d'accès avant de lui transmettre des informations.
LA DIVULGATION DE DONNÉES POUR TOUTE AUTRE RAISON.
Dans certaines circonstances, la loi sur la protection des données autorise la divulgation de données à caractère personnel à des organismes chargés de l'application de la loi sans le consentement de la personne concernée.
Dans ces circonstances, Zunsport Limited divulguera les données demandées. Toutefois, le délégué à la protection des données s'assurera que la demande est légitime, en demandant l'avis des directeurs et des conseillers juridiques de la société, si nécessaire.
FOURNIR DES INFORMATIONS
Zunsport Limited vise à s'assurer que les individus sont conscients que leurs données sont traitées et qu'ils les comprennent :
- Comment les données sont-elles utilisées ?
- Comment exercer ses droits
À cette fin, l'entreprise dispose d'une déclaration de confidentialité décrivant la manière dont les données relatives aux personnes sont utilisées par l'entreprise. Cette déclaration est disponible sur demande et peut également être consultée sur le site web de l'entreprise.